چگونه یک ایمیل رسمی برای اساتید خارجی بنویسیم؟

نکات قابل توجه در زمان نوشتن یک ایمیل

یکی از مسایلی که بسیاری از دانشجویان و فارغ التحصیلان دانشگاهی به ویژه افراد غیرانگلیسی زبان با آن روبرو هستند، نحوه‌ی صحیح نوشتن یک ایمیل رسمی به منظور برقراری ارتباط با اساتید و کارکنان دانشگاههای خارجی است. قبل از این که با قالب و ساختار یک نامه رسمی آشنا گردیم بهتر است به ذکر چند نکته در این زمینه بپردازیم.

نکاتی که رعایت آنها در زمان نوشتن یک ایمیل رسمی قابل توجه می‌باشد:
 
 
۱- نوشتن عنوان گیرا و مشخص
۲- نقطه گذاری صحیح و درشت نویسی به موقع حروف
۳- بهتر است کلیت ایمیل کوتاه و نکات مورد نظر به صورت خلاصه بیان گردد.
۴- بهتر است که ایمیل در روزهای کاری هفته ارسال گردد.
۵- فایل رزومه و یا مقالات پژوهشی خود را در همان ایمیل اول به ایمیل ضمیمه نکنید.
۶- بهتر است قبل از ارتباط با استاد مربوطه زمینه کاری وی و حداقل چند مقاله‌ی علمی چاپ شده توسط وی را مطالعه نمایید.
۷- از کلمات و عبارات تخصصی و مربوط به موضوع صحبت مورد نظر صحبت نمایید.
۸- از عبارت "دکتر. نام خانوادگی بزرگ" به منظور خطاب قرار دادن استفاده نمایید (Dr. Alavai).
۹- از عبارات آقا (Mr) و یا خانم (Mrs) استفاده نکنید.
۱۰- بهتر از است نکات اصلی را بُلد و یا آندرلاین (_) نمایید.
۱۱- از کلمات و جملات محاوره‌ای، عامیانه و یا مخفف استفاده نکنید
۱۲- به طور مستقیم از استاد مربوطه در ایمیل اول تقاضای فاند و یا کمک هزینه تحصیلی نکنید.
۱۳- قبل از ارسال به دقت گرامر و املای کلمات تایپ شده را بررسی کنید.
 
چند مورد نمونه ایمیل
 
نمونه ایمیل رسمی#۱

تصور کنید شما قصد دارید به یک استاد در رشته‌ی فیزیک به منظور کسب کرسی تحقیقاتی ایمیل بزنید. در متن شماره‌ی #۱ شما یک متن نمونه برای چنین موضوعی را مشاهده می‌نمایید:
 

   
Subject: Research position – Pulsed, low-temperature supersonically cooled OH molecules

Dear Dr. Smith,

.
I am applying to North Carolina State University for fall 2011 for MS in Physics. I have read few of your research publications on Pulsed, low-temperature supersonically cooled OH molecules. I have worked on similar research project in my undergraduate involving OH molecules at hyper state and below sub degree level. I am interested in your research area and would like to know about research opportunities to work with you.

Looking forward for your reply,

Regards,
Arash Rad

 
 
 
 



​​​​​​نمونه ایمیل رسمی#۲

در مواقعی نیاز دارید که از استاد راهنمای خود توصیه نامه‌ای داشته باشید تا بتوانید آن را به کارفرمای آینده‌ی خود ارایه دهید. در متن شماره‌ی #۲ شما یک متن نمونه از این مورد را مشاهده می‌نمایید:
 

     
Subject: Behrouz Javan Reference Request

Dear Dr. Jones,

 
I am writing to you to request that you provide a reference for me as I begin my job search. As you know, I will be completing my graduate studies this spring, and have found several exciting opportunities that I am exploring.
As my undergraduate thesis advisor and mentor, I believe that a reference from you would provide a potential employer with information to recommend me as a school counselor.
If you need any additional information, please contact me via email or phone.

Thank you for your consideration and support.

Sincerely,
Behrouz Javan
555-123-4567
B.Javan@mail.com 

 


 


 














 

​​نمونه ایمیل رسمی#۳
نمونه متن توصیه نامه برای یک دانشجوی خواستار کسب موقعیت تحصیلی و یا تحقیقاتی از طرف یک معرف آکادمیک در مواردی که منظور نامه عمومی و کلی باشد و برای شخص خاصی نوشته نشود (متن شماره‌ی #۳)
 

 

 

Subject: Recommendation Letter

To Whom It May Concern,

It is my pleasure to highly recommend Masoud Sadeghi for Graduate Program at your university. He was my student in “Spectroscopy” and “Advanced Organic Chemistry”, and I came to know him as a mature person with a pleasant character, especially in team working. I found he is a hard working student, interested in the subject, and with a very good understanding about organic chemistry. I have to add this point that his team work is excellent.

So it is a great pleasure for me to strongly recommend his as PhD Student and I am sure that she can fulfill intended research with qualified excellent papers.

Respectfully submit
Dr. Javad Safari
Faculty of Chemistry.
University of Kashan
Email: Safari@kashanu.ac.ir
Tel: +98 31 55912320

 

 

​​​​​​














نمونه ایمیل رسمی#۴
نمونه متن توصیه نامه برای یک دانشجوی خواستار کسب موقعیت تحصیلی و یا تحقیقاتی از طرف یک معرف آکادمیک در مواردی که منظور نامه مشخص باشد و برای شخص خاصی نوشته شود (متن شماره‌ی #۴)

 

Subject: Recommendation Letter

Dear Dr Hensen,

It is my pleasure to highly recommend Masoud Sadeghi for Graduate Program at your university. He was my student in “Spectroscopy” and “Advanced Organic Chemistry”, and I came to know him as a mature person with a pleasant character, especially in team working. I found he is a hard working student, interested in the subject, and with a very good understanding about organic chemistry. I have to add this point that his team work is excellent.

So it is a great pleasure for me to strongly recommend his as PhD Student and I am sure that she can fulfill intended research with qualified excellent papers,

Respectfully submit
Dr. Javad Safari
Faculty of Chemistry.
University of Kashan
Email: Safari@kashanu.ac.ir
Tel: +98 31 55912320











 

 







نمونه ایمیل غیررسمی#۱

 

نمونه متن نامه که از نوشتن ان باید اجتناب کرد چرا که خارج از عرف آکادمیک و رسمی می‌باشد.
 

 

 


Hi Joe, 
My name is Neda and I am a major in Chemistry. Is there space in your lab for an undergraduate? If so, what is the pay rate?

Thanks,
Neda

 

 
در پایان چند عبارت متداول که در انتهای نامه‌ها و ایمیل‌های رسمی استفاده می‌گردد قرار داده شده است.
.

   
  ✔️Yours faithfully: ارادتمند شما
  ✔️Yours sincerely: ارادتمند شما
  ✔️Yours respectfully: با احترام
  ✔️Yours cordially: با احترام صميمانه
  ✔️Yours affectionately: با احترام و محبت
  ✔️Yours truly: ارادتمند شما
  ✔️Yours ever: ارادتمند هميشگي
  ✔️Best regards: با احترام
  ✔️Best wishes: با بهترين آرزوها
  ✔️Kind regards: با مهرباني

8 دیدگاه

  • محمدحسن
    1396-09-26 17:19:40
    مطلب بسیار مفیدی بود ، ممنون.
  • ناشناس
    1396-11-11 21:03:06
    خیلی مفید بود مرسی. مورد 12 برام جالب بود, میشه راهنمای کنید چه زمانی میشه درخواست فاند کرد؟ و چطور درخواست خودمون رو عنوان کنیم؟
    • مسعود صادقی
      1397-01-01 16:53:06
      مورد فاند را امیدوارم در یه مطلب به صورت کامل در موردش صحبت کنیم.
  • صفیه باباتبار
    1396-12-26 23:15:46
    مطالبتان بسیارروان وشیوا وقابل فهم وکاربردی است باسپاس فراوان سوال من.هزینه ی مهاجرت ویا تحصیل دردانشگاه های خارج ازکشور روهم بفرمایید ممنون میشم بعلاوه اینکه من میتوانم بافرزندانم بروم .دوفرزند دارم یکی فارغ اتحصیل ازدانشگاه ویکی دانشجوی لیسانس.
    • مسعود صادقی
      1397-01-01 16:54:19
      هزینه تحصیل در کشورهای مختلف در داخل مطالب سایت قرار دارد. در بخش مقالات مهاجرت جستجو بفرمایید.
  • صفیه باباتبار
    1396-12-26 23:22:51
    سلام مجدد .من که هیچ استادی رو نمیشناسم برای جواب سوال علمی چگونه میتوانم ایمیل بزنم؟یعنی چطور میتوانم این اسامی دکترا ویا پروفسور رادررشته ی مرتبط خودم که سلولی-تکوین میباشد پیداکنم؟؟
    • مسعود صادقی
      1397-01-01 17:24:33
      در مطلب چگونه استاد راهنمای مناب خود را پیدا کنیم کمی در این باره صحبت نمودیم. با این حال روش دقیق آن را در دوره هایی ضبط نموده ایم و به زودی بر روی سایت قرار داده خواهد شد. شما می توانید به موتورهای جستجوی اکادمیک مانند اسکپس و وب آو ساینس رفته و موضوع مورد علاقه خود را جستجو نمایید و اساتید پرکار و دارای اعتبار را شناسایی نمایید. چنانچه به این موتورها دسترسی ندارید می‌توانید از موتورهای جستجوی گوگل اسکولار و مایکروسافت آکادمیک که رایگان هستند استفاده نمایید.
  • محمد سوداگر
    1397-01-15 13:25:39
    اگر لطف كنيد در خصوص فرصت مطالعاتي نامه اي گذاشته شود ممنون مي شوم
  • ندا
    1397-05-27 23:47:59
    بسیار مفید بود ممنون
  • ناشناس
    1397-06-28 20:49:35
    با سلام مطلب بسیار عالی بود اما متاسفانه نصف مطالب *نمونه ایمیل رسمی 1* در زیر تبلیغات پنهان شده است و من نتوانستم کامل استفاده کنم. خواهشمندم مطلب کامل نمونه 1 را در *پاسخ* قرار دهید. با تشکر
  • صبا
    1397-08-23 17:18:25
    سلام واقعا مطالب مفید و کاربردی بود ؛ مچکرم من دانش آموز سال یازدهم هستم؛ رشته ریاضی، و متقاضی شرکت در آزمون ACT ، حقیقتا من مطمئن نیستم که با ریتینگ ACT میتونم به راحتی بورس تحصیلی بگیرم یا نه . به نظرتون در این مورد میشه به دانشگاه یا استاد ایمیل زد و ازشون درخواست راهنمایی کرد؟

سوال یا دیدگاه شما (پاسخ از کاربران و کارشناسان ویکی گرام )

captcha