نحوه تدوین گزارش خوب (پارت دوم)

مزایای گزارشهای شفاهی
◾️كم و زیادن كردن و متناسب ساختن مطالب بر حسب شرایط زمان و مكان و نوع شنوندگان.
◾️امكان طرح فوری گزارش و بیان آن، از نظر صرفه جویی در وقت.
◾️امكان استفاده از نظریات شنوندگان از راه پرسش و پاسخ جهت حل و فصل مشكلات موجود.
◾️استفاده از وسایل سمعی و بصری از قبیل: فیلم، اسلاید، تابلو ایزل -تابلو با چهار پایه، نحوی كه متحرك باشد، اورهد یا اوپك و غیره.
◾️آگاهی فوری گزارشگر از نتایج گزارش خود در بسیاری از موارد.
◾️مقرون به صرفه بودن آن در اكثر اوقات.
◾️تأثیری كه می تواند- از راه بكار بردن اشارات دست، خطوط چهره و پیشانی، حالات روحی، زیر و بم ساختن آهنگ كلمات، حركات چشم، سكوت در موقعیت های گوناگون و استفاده از تعابیر، اصطلاحات، لطیفه ها و غیره – بر شنوندگان بگذارد.
◾️امكان حذف بخشی از گزارشها بر حسب، موقعیت و تكمیل آنها بر حسب ضرورت

مشكلات گزارشهای شفاهی
◾️نامناسب بودن محل گزارش و نداشتن نور و شرایط لازم و كافی.
◾️نبودن وسایل مورد نیاز.
◾️نبودن فرصت كافی برای دعوت از افراد زیربط.
◾️استنباطهای گوناگون افراد از مطالب طرح شده.
◾️فراهم نبودن امكانات جهت ضبط و ثبت بیانات افراد در پاره ای از موارد.
◾️محدودیت وقت برای بیان مطالب كه ممكن است نیاز به وقت بیشتری داشته باشد.
◾️محدود بودن امكانات پخش مطالب برای آگاهی عموم در صورت لزوم.
◾️ضعف بیان و عدم احاطه گزارشگر بر موضوع سخن و هم چنین عدم توجه به وضع ظاهر كه خود از تأثیر كلام خواهد كاست.
◾️عدم امكان مطابقه ی مطالب مطرح شده با منابع، مأخذ یا مراجع و هم چنین استانداردها و موازین در صورت لزوم.
◾️قابل استناد نبودن -مگر اینكه ضبط شده باشد

مزایای گزارشهای كتبی
◾️امكان استفاده از وقت و زمان به اندازه كافی.
◾️امكان استفاده عمومی از گزارشها از طریق تكثیر و انتشار آنها.
◾️امكان ضبط و بایگانی برای سالها و بلكه قرنها
◾️مستند ساختن آن با اسناد، مدارك، آمار، تابلو رنگی، تصاویر و سایر امكانات.
◾️گویا ساختن آن از راه استفاده از حروف نازك، سیاه، خطوط رنگی و سایر تزئینات چاپی.
◾️امكان فصل بندی و طبقه بندی -می توان تهیه و تنظیم بخش ها یا فصولی از گزارش را بر عهده
افراد كاردان گذاشت.
◾️فراهم آوردن اعتماد و اطمینان بیشتر.
◾️استفاده از آن برای معرفی و تبلیغ در موارد لازم

مشكلات گزارشهای كتبی
◾️احتیاج بصرف وقت زیاد در بسیاری از موارد.
◾️صرف هزینه زیاد برای تهیه كاغذ، وقت ماشین نویس و تأمین نیروی انسانی متخصص برای انجام این كار -به همین دلیل بعضی از مؤسسات بزرگ كار تهیه و تنظیم گزارشها را بر عهده ی مؤسسات دیگر می گذراند، كه آن هم معمولاً بدون اشكال نخواهد بود
◾️دشواری استفاده از تمام اصول گزارش نویسی و مبادله اطلاعات.
◾️عدم استقبال عمومی افراد از تهیه گزارش به دلیل سختی كار و ترس از مقدرات خود.
◾️عدم امكان دریافت فوری نتایج گزارش های كتبی در غالب موارد

سوالات كلیدی برای تهیه محتوای گزارش
◾️درباره موضوع انتخابی، تا چه اندازه امكان بررسی و تحقیق دارد؟
◾️آیا اندوخته ی علمی شما بسنده می كند؟
◾️آیا به منابع، به قدر كافی دسترسی دارید؟
◾️حافظه شما تا چه حد، اطلاعات لازم را حفظ كرده است؟
◾️با توجه به محدودیت زمانی چه مقدار زمان برای دسترسی به داده ها دارید؟
◾️با توجه به توازن بین كیفیت و سرعت از چه منابع اطلاعاتی می توانید استفاده كنید؟
◾️آیا قبلا مشابه چنین گزارش هایی تولید شده است؟
◾️در دسترس ترین مطلعین كلیدی چه كسانی هستند؟
◾️بهترین روش جمع آوری اطلاعات چیست؟ مشاهده، مصاحبه، مطالعه، پرسشنامه

تلخیص
تلخیص یعنی خلاصه كردن و عبارتسـت از بیـان مطلـب منـدرج در منبـع در كوتاهترین حدی كه دلالت به معنا و منظور اصلی مطلب كنـد و خدشـه ای بـه معنای مورد نظر وارد نشود.

اصول تلخیص:
◾️رعایت ایجاز در حد ممكن
◾️حفظ دقت و اعتبار مطلب
◾️حفظ معنای اصلی مطلب - رعایت امانت معنایی
◾️حفظ انسجام زبانی - هماهنگ بودن سبك زبانی مطلب خلاصه شده با سبك زبانی متن در دست تولید
◾️رعایت سادگی و روانی

روش كلی تلخیص
◾️مطالعه دقیق و احیانا چند باره مطلب مرجع
◾️یادداشت كردن مفاهیم و موضوعات مهم
◾️انتخاب  ٤تا  ٦مفهوم مهمتر
◾️نوشتن یك یا دو جمله در شرح هر مفهوم ضمن انتخاب كلمات ساده به جای عبارات بلند
◾️بیان تعداد ، نوع و ایده اصلی شكلها و جدولهای مهمتر در یك یا دو جمله
◾️نوشتن دو یا سه جمله حاوی نتیجه اصلی مطلب در انتهای خلاصه
◾️افزودن یك یا دو جمله آغازین بعنوان مقدمه یا مدخل خلاصه
◾️ویرایش دقیق جملات نوشته شده

نقل قول:
◾️نقل قول بر دو نوع است: نقل قول غیر مستقیم و نقل قول مستقیم
◾️نقل قول غیر مستقیم یا نقل به معنی: بیان مطلب است با سبك زبان تولید كننده متن . رعایت
امانت معنایی در اینجا بسیار مهم است .
◾️نقل قول مستقیم یا نقل به لفظ: انتقال كلمه ، عبارت ، جمله یا جملاتی از متن مرجع است به متن
در دست تولید و درج آن در محل مورد نظر

كارهایی كه در نقل قول غیرمستقیم انجام می شود:
◾️مطالعه دقیق مطلب مرجع
◾️حصول اطمینان از درك معنای مطلب
◾️كنار گذاشتن مرجع
◾️اندیشیدن
◾️بیان معنای مطلب
◾️ویرایش نوشته

نكاتی كه باید در نقل قول مستقیم رعایت گردد:
◾️تمام تاكیدات و نشانه های سجاوندی - نقطه گذاری موجود درمتن باید حفظ گردد
◾️در صورتیكه خودمان بخواهیم روی جزیی از متن منقول تاكیدی داشته باشیم باید در پانوشت قید كنیم >> تاكید از ماست <<
◾️اگر بخواهیم جزیی از مطلب منقول را حزف كنیم بجای آن -... را می گذاریم .
◾️اگر بخواهیم جزیی از مطلب را كه به نظر ما اشتباه یا نادرست است اصلاح كنیم آن جزء را بی
تغییر قید می كنیم و صورت به نظر ما صحیح را در ] [ می گذاریم .
◾️اگر اندازه مطلب منقول حداكثر  ٤سطر باشد نیازی به نوشتپار - پاراگراف جدید نیست ولی اگر اندازه مطلب بیش از  ٤سطر باشد آن را بصورت یك نوشتپار می نویسیم .
◾️اگر دو نوشتپار متوالی منقول داشته باشیم بین آن دو یك سطر فاصله ایجاد می كنیم .
◾️اگراندازه مطلب منقول بیش از نیم صفحه باشد بهتر است آن را در بخش پیوستها درج كنیم
◾️درج بیش از یك نوشتپار منقول در صفحه توصیه نمی شود

بررسی كفایت و كیفیت مطالب و مواد تهیه شده
◾️آیا حاوی اطلاعات كافی می باشد؟
◾️آیا مثالها و نمونه های بیشتر لازم است؟
◾️آیا حقایق، نیاز به شرح بیشتری دارد؟
◾️آیا منابع اطلاعاتی، بهترین منابع قابل دسترس است؟
◾️آیا بیشتر از اندازه مطالب گنجانیده شده است؟
◾️آیا نوشته منطقی می باشد؟
◾️آیا می توان خوانندگان را مجاب كرد؟
◾️آیا اطلاعاتی وجود دارد كه برای اولین بار به آن رسیده باشیم؟

خصوصیات نوشتپار -پاراگراف:
◾️مقداری از متن است كه فقط یك ایده ساده را بیان می كند
◾️بهتر است اندازه اش بین  ١٠٠تا  ١٥٠كلمه باشد
◾️با یك یا دو جمله اصلی شروع می شود كه در آنها ایده اصلی مطرح می شود
◾️دارای تعدادی جمله توضیحی است كه به كمك آنها ایده طرح شده در جمله های آغازین شرح داده می شود
◾️واحد كنترل كمی - كیفی و نیز واحد انتقال اطلاعات است
◾️بین هر دو نوشتپار پی در پی باید ارتباط معنایی و انسجام مفهومی و ساختاری برقرار شود
◾️هر نوشتپار را می توان یك تصنیف در مقیاس كوچك دانست كه به خودی خود كامل است
◾️جملات نوشتپار توالی منطقی دارند - به ویژه در متون علمی- فنی كه به این ویژگی توالی گوییم.
◾️نكات مهم با جملات با معنی تر ، صریح تر ، و با تاكید بیشتر نوشته می شوند . این ویژگی نوشتپار را تاكیدمندی می نامیم 

مساله پاراگراف
◾️هر گزارش دارای سه جزء است:
◾️مقدمه
◾️متن
◾️نتیجه
◾️پاراگراف بندی در گزارش وسیله و تكنیكی است كه به خواننده گزارش یاری می دهد تا مقدمه، متن و نتیجه را از لحاظ ساختاری از یكدیگر تمیز دهد.
◾️تعریف بند یا پاراگراف
◾️بند یا پاراگراف عبارتند از جمله یا جملههایی كه فكر واحدی را بیان كند.
◾️در هر بند تنها می توان یك ایده را گنجانید.
◾️پاراگراف پرورش منسجم یا هماهنگ یك فكر واحد از یك نوشته است كه با سایر بندهای آن نوشته پیوند ناگسستنی دارد

كاركردهای پاراگراف چیست؟
◾️جلب توجه خواننده به موضوع و فكر اصلی نوشته
◾️پرورش فكر اصلی نوشته به كمك بندها برای جلوگیری از انحراف فكر خواننده و قطع علاقه او و سپس اعلام نتیجه
◾️شكستن یكنواختی
◾️كمك به درك تقسیم بندی موضوع
◾️مشخص ساختن جزئی از كل موضوع
◾️گذاشتن فاصله سفید برای بهتر دیدن
◾️جلب توجه خواننده به تغییر موضوع یا موضوعات فرعی
◾️آسانی مراجعه به هر مطلب
◾️تقسیم بندی مطالب گزارش از اهمیت ویژه ای برخوردار است و فشار روانی را برخواننده تعدیل می كند

پاراگراف ها از نظر نوع ارتباط دارای حالات زیر هستند:
◾️رابطه علت و معلولی -ربط منطقی از مقدمه به نتیجه
◾️به صورت افكاری كه با یكدیگر مغایرت دارند.
◾️مقایسه میان دو راه حل مساله یا دو معیار
◾️در ادامه هم هستند -بسط زمانی، مكانی، ...
◾️در تمام این حالت ها باید به وسیله عبارات یا جمله های ربطی به هم پیوند بخورند

مزایای تعیین عناوین داخلی و توالی ارتباط منطقی بین آنها:
◾️وضوح بخشیدن به متن اصلی
◾️واحدمند و ساختمند كردن متن اصلی
◾️كمك به خواننده در دریافت و احاطه بهتر مطلب
◾️تسهیل از سرگیری مطالعه در صورت گسسته شدن رشته مطالعه
◾️امكان ارجاع به قسمتهای مختلف متن
◾️تسهیل یافتن مطلب مورد نظر خواننده -از روی فهرست مطالب
◾️امكان ایجاد ارتباط بین قسمتهای مختلف
◾️تامین تفكر سامانمند برای ارائه كننده و خواننده درباره موضوع
◾️صرفه جویی در زمان از طریق اجتناب از پریشان اندیشی وتسهیل تمركز روی یك ایده مشخص

روش كار در تهیه پیش نویس
◾️بررسی درباره طرح اولیه متن اصلی و اعمال تغییرات لازم
◾️تصمیم گیری نهایی در مورد توالی منطقی عناوین داخلی - در سطوح مختلف
◾️انتخاب یك عنوان داخلی با رعایت توالی منطقی
◾️بررسی یادداشتهای مربوط به این عنوان
◾️اندیشیدن به خصوصیات مخاطب و هدف اصلی ارائه
◾️طرح ایده اصلی ذیل همین عنوان داخلی و مقدمه چینی
◾️تعرف مفاهیم و اصطلاحاتی كه در طول بحث استفاده می شوند
◾️شرح وبسط موضوع با استفاده از عناوین داخلی تر
◾️تنظیم درست نوشتپارهای مربوط به نتیجه بحث مطرح شده ذیل همین عنوان داخلی
◾️انتخاب عنوان داخلی بعدی با رعایت توالی منطقی و تكرار كار از شماره  ٤به بعد

روشهای متداول بسط یا پرداختن به موضوع
◾️بسط مكانی، بررسی در یك شهر و سپس ارایه شواهدی برای عمومیت موضوع در سراسر كشور
◾️بسط زمانی، بررسی در یك برهه خاص و سپس ارایه شواهدی برای عمومیت موضوع در سراسر تاریخ
◾️بسط از مطلب آشنا به ناآشنا -معلوم به مجهول
◾️بسط از طریق تشابه
◾️بسط از ساده به پیچیده
◾️بسط از طریق تضاد
◾️بسط از علت به معلول -اثر به نتیجه
◾️بسط از معلول به علت -نتیجه به اثر
◾️بسط از جزء به كل

محورهای گزارش امكان سنجی
◾️امكانات بالقوه سازمان
◾️ریسكها ، خطرات و احتمال آنها
◾️اولویتها در سازمان
◾️محدوده كاربرد
◾️جنبه های تجاری – اقتصادی
◾️زمینه های رقابت
◾️اهمیت پروژه یا تولید برای سازمان
◾️اقدامات اولیه لازم
◾️طرح پیشنهادی برای اجرا
◾️اقدامات لازم در طول مدت انجام كار
◾️نیروی انسانی لازم
◾️امكانات و تجهیزات لازم
◾️دوره حیات پروژه یا تولید
◾️طرح زمانبندی اجرا با توجه به اولویت ها
◾️هزینه اجرا

نهایی سازی
◾️ویرایش نهایی- محتوایی
◾️ویرایش ساختاری
◾️خلاصه مدیریتی
◾️طراحی صفحه جلد
◾️درج اطلاعات گزارش شناختی
◾️انتخاب تیتر مناسب
◾️تهیه فهرست مطالب، فرمول ها و جداول و اشكال Cover letter-  تهیه نامه
◾️ارسال
◾️پیگیری تا اعلام وصول
◾️دریافت بازخورد

عنوان یا تیتر
◾️عنوان در قالب كلمه
◾️عنوان در قالب عبارت
◾️عنوان در قالب جمله
◾️عنوان در قالب سوال
◾️عنوان یا تیتر گزارش بایستی خواننده را تحت تاثیر قرار دهد.
◾️تیترهای سئوالی یا حتی منفی یا تیترهای بدون فعل در گزارش بلا مانع است.
◾️تیتر گزارش می تواند بازگوكننده مهمترین اطلاعات گزارش باشد.
◾️تیتر گزارش بایستی ضمن بیان هنری، كنجكاوی خواننده را تحریك كند.
◾️با دستكاری ضرب المثل ها، اشعار و ابیات می توان تیترهای مناسبی برای گزارش تهیه كرد

سؤالات اصلی بعد از نوشتن گزارش
◾️آیا منظور و هدف از گزارش به خوبی درك می شود؟ آیا مفهوم نوشته روشن است؟
◾️آیا نظم و ترتیب كلی نوشته درست است؟
◾️آیا عنوان گزارش، فهرست مطالب، مقدمه و خلاصه با هم هم آهنگند؟
◾️آیا نكات مهم مورد تأكید قرار گرفته است؟
◾️آیا فكر به آسانی از یك مطلب به مطلب دیگر منتقل شده است؟
◾️آیا اجزای اصلی و فرعی درست و منطقی انتخاب شده است؟
◾️آیا مثالها و نمونه ها كافی است؟
◾️آیا پاراگراف ها همبستگی لازم را با هم دارند؟
◾️آیا نقل و قول قوی از فرد خبره و منابع مستند بعمل آمده؟
◾️زیر نویس یا ضمائم روشن، گویا و قابل فهم است؟
◾️آیا موضوع به مراحل و روشن تقسیم شده است؟
◾️نوشته از نظر جملهبندی ،انتخاب لقت، ترز تهریر، نشانه گذاری! و شیوه خط فـارسی بررسی
كنید 

چك لیست
◾️نادرستی تعریف موضوع
◾️عدم دقت در تعیین عنوان اصلی
◾️عدم انتخاب درست سر فصل ها و عناوین اصلی
◾️تعیین نادرست خواننده و سطح آن
◾️نادرستی داده ها
◾️ضعیف بودن استدلال ها
◾️عدم وجود توالی منطقی بین قسمت های نوشته
◾️وجود اصطلاحات علمی فنی نا آشنا
◾️روشن نبودن انگیزه و هدف نوشتن
◾️كامل نبودن نوشته
◾️استفاده نادرست یا بیش از اندازه از كوته نوشتها
◾️عدم درج درست و مناسب شكلها و جدولها
◾️استفاده از افعال و ضمایر شخصی
پایان

➕ بیشتر بخوانید:
دلایل علمی رد شدن مقالات ISI
نحوه  تدوین گزارش خوب (پارت اول)

مزایای نگارش مقالات در نشریات معتبر
چند نکته برای افزایش شانس چاپ مقاله در مجلات بین المللی ISI)
چگونه در هر روز یک مقاله علمی منتشر کنیم؟/ راهنمای اساتید جوان


 

0 دیدگاه

تاکنون دیدگاهی برای این پست درج نشده است!

سوال یا دیدگاه شما (پاسخ از کاربران و کارشناسان ویکی گرام )

captcha

آخرین توئیت ها

سلام برای رشته مددکاری اجتماعی چه نوع بورسیه هایی وجوودارد؟به کدام کشورها؟
2 هفته پیش

سلام آیا در رشته فیزیک نظری برای دانشگاه زوریخ در مقطع دکترا با داشتن۲مقاله isiومعدل کارشناسی ۱۶و ارشد ۱۷ دانشگاه دولتی خوب یعنی کارشناسی یزد وارشد تهران وایلتس ۶میتوان فول فاند گرفت و یه کم هزینه سفر .....تشکر 
3 هفته پیش

سلام. ببخشید با توجه به شرایط تحریم آیا امکان گرفتن بورسیه از امریکا هست؟
و سوال دوم اساتید هییت علمی که از امریکا دعوتنامه داشته باشند میتونن برن؟ 
1 ماه پیش