نحوه تدوین گزارش خوب (پارت اول)

در بسیاری از موارد این ما نیستیم كه نتایج پژوهش ها یا خلاصه دیدگاه هایمان را ارایه می كنیم. بلكه گزارش هایی كه می نویسیم مهم ترین عامل موفقیت یا شكست ما خواهند بود. كیفیت پژوهش و جذابیت ایده های ما ممكن است در یك گزارش بد تنظیم شده از بین بروند. گزارش دهی یكی از اركان ارتباطات اثربخش است.

گزارش چیست؟
 گزارش یك بیانیه رسمی از نتایج یك بررسی است كه برای تهیه آن اطلاعات معینی مورد نیاز است و توسط فرد یا هیاتی دستور تهیه آن داده می شود و به وسیله فرد یا افرادی تهیه می گردد.

مراحل تدوین گزارش
1-تعریف هدف از تدوین گزارش -تاثیر- مخاطب شناسی
2-تعیین نوع و الگوی گزارش
3-تهیه محتوا
4-تدوین محتوا -آرایش محتوا
5-نهایی سازی گزارش

چه ویژگی هایی درمخاطب باید مورد توجه قرار گیرد تا منجر به تهیه یك گزارش كامل گردد:
دانستن افكار
تمایلات
تیپ فكری -تحلیلی، شهودی، جزء گرا، كل گرا، عمل گرا یا ایدئالیست
تحصیلات
نحوه تصمیم گیری یا ارجاع گزارش به تصمیم گیرنده

مخاطب در مقایسه با وضع ارایه كننده -از نظر آگاهی- می تواند در یكی از سه وضعیت زیر باشد:
◾️زیر سطح
◾️همسطح
◾️فراسطح

چه كسانی به گزارش بیشتر علاقه مندند؟
◾️هیئت مدیره
◾️رئیس سازمان
◾️معاون سازمان
◾️مهندس مجری
◾️مدیر طرح
◾️مهندس ارشد
◾️مدیر دپارتمان

سؤالات اصلی قبل از تهیه گزارش
 نویسنده برای نوشتن بایستی قبل از هر چیزی به سؤالات زیر پاسخ بگوید یعنی نوشته ای كامل تر است
كه بتواند به پنج سؤال اصلی زیر پاسخ بگوید.
Who? , What? , Why? , How? , Whom?

عنصر كه؟
قبل از هر چیز نویسنده جایگاه خود را مشخص می كند. او باید بداند كیست؟ در چه موقعیتی است؟ چه رسالت و مأموریتی را بر عهده دارد و خلاصه حدود خود را بداند و مشخص كند.

◾️یك كارمند است و برای رئیس خود می خواهند نوشته ای را تهیه نماید؟
◾️یك خبرنگار است، كه برای روزنامه خبر تهیه می كند؟
◾️یك پژوهشگر است، كه نتیجه مطالعات خود را تحریر می كند؟
◾️یك وكیل است كه لایحه ی دفاعی برای موكل خود تهیه می كند؟
◾️و بعد خواننده و مخاطب خود را شناسائی می نماید.
◾️خواننده او یك متخصص یا یك فرد عادی می باشد؟
◾️خوانندگان یك روزنامه یومیه هستند و یا یك مجله علمی.
◾️مخاطب چه می داند؟ خواننده چه می خواهد -یا باید بداند؟
◾️چه جنبه هایی از گزارش برای مخاطب بیشتر اهمیت دارد؟
◾️مخاطبان به چه پیش دانسته هایی نیاز دارد؟

نتایج این مرحله، سیاق نوشته و واژه های مورد استفاده و نحوه توضیح و ارائه مطالب را برای نویسنده دقیقاً ترسیم می نماید

عنصر كِی؟
◾️همین حالا -فوراً؟
◾️در زمانی معین؟
◾️در آینده -دور و نزدیك؟
◾️و...
◾️كی به دست مخاطب برسد و كی مورد مطالعه او قرار گیرد؟
◾️در چه زمانی مطالعه می كند؟
◾️به محض دریافت، و ناگزیر است در همان لحظه اتخاذ تصمیم كند؟
◾️در زمانی تعیین شده از قبل، طبق برنامه ای مشخص و یا بدون برنامه؟
◾️در طول دوره ای با محدوده ی زمانی خاص و یا مقاطع مختلف؟
◾️و...

بررسی این مرحله علاوه بر اینكه برنامه زمانی نوشتن را مشخص می كند اولویت مطالب را دقیقاً ترسیم و تعیین می نماید.

عنصر چه؟
◾️موضوع چیست؟
◾️یك مورد اداری یا اجتماعی است؟
◾️یك پیام است؟ انتقال اطلاعات است؟
◾️ارائه گزارش از یك حادثه است؟
◾️یك خبر عادی و یا خبر مهمی است؟
◾️درباره حل یك معضل است؟
◾️یك كتاب یا داستان و یا فیلمنامه است؟
◾️و اصولاً چه نتیجه ای برای خواننده دارد؟
◾️چه استفاده ای برای مخاطب یا مخاطبین دارد؟
◾️چه آثار و عواقبی بر آن مترتب است؟

بررسی این مرحله ضمن تعیین هدف، تكلیف نویسنده و انتظار خواننده را معین می كند و اصولاً مشخص می نماید كه چگونه باید نوشت و از چه چارچوبی باید استفاده كرده و خلاصه اینكه آیا باید نوشت یا خیر؟

عنصر چرا؟
◾️هدف را كاملاً شفاف نموده و نویسنده را در دستیابی به آن یاری می دهد.
◾️چرا می نویسم؟
◾️آیا می توان بجای نوشتن از وسایل دیگر استفاده نمود؟
◾️آیا نوشتن بخاطر ایجاد یك سند و استنادهای بعدی می باشد؟
◾️آیا نوشتن سریع ترین وسیله ایجاد ارتباط در اینجا می باشد؟
◾️و ... .
◾️بررسی این مرحله موضوع نگارش را تعیین نموده و نویسنده را به تفكر درباره نتایج حاصل آن
وا می دارد. در بعضی از موارد ملاحظه می شود كه نتیجه ناثواب است كه قلم در دست خواهد
لرزید.

عنصر چگونه؟
◾️نویسنده را در مورد چگونگی نوشتن و چگونگی ارائه آن یاری می دهد.
◾️از كجا باید شروع كرد و در كجا به پایان رسید؟
◾️تركیب نوشته چگونه باید باشد؟
◾️از چه وسیله ای برای نوشتن استفاده شود؟ دست نوشت، ماشین شده و یا خطاطی شود.
◾️چگونگی انشاء و بیان
◾️چگونه ارائه و یا ارسال شود؟
◾️از چه الگویی باید استفاده كنم كه بیشترین تاثیر را داشته باشد؟

تعیین نوع و الگوی گزارش
انواع گزارش علمی فنی : با توجه به هدف، در این قسمت، گزارشها را چنین رده بندی می كنیم.

دانشگاهی
◾️پایان نامه یا مقاله
◾️گزارش آزمایشگاه
◾️گزارش مطالعه بیشتر -تحقیق
◾️گزارش كارآموزی

غیردانشگاهی؛
◾️تشریحی -روش های طراحی، روش های محاسباتی،...
◾️تبلیغاتی تجاری -بروشور ، كاتالوگ ، اطلس،...
◾️خبری -روزنامه، مجله،...
◾️كاربردی -راهنمای تعمیر، راهنمای بهره برداری،...
◾️مدیریتی -گزارش، پیشنهاد شركت در مناقصه،مكاتبات،...
◾️آموزشی -رسمی، دوره ای حرفه ای، ...

انواع گزارش از نظر محتوا
◾️گزارش وضعیت نما
◾️شرح یك وضعیت -مشكل، رویداد و ...
◾️گزارش كارنما
◾️چگونگی انجام یك كار
◾️پس از انجام -بخشی از كار
◾️گزارش راهنما
◾️پاسخ به یك مساله

انواع گزارش

از نظر صورت
◾️گزارش فرمی
◾️در فرم خاص
◾️گزارش نامه ای
◾️گزارش یادداشت گونه
◾️گزارش كوتاه
◾️گزارش بلند -تفصیلی

گزارش نامه ای
◾️نوعی نامه كاری
◾️از نظر ظاهر: شبیه نامه اداری
◾️طول گزارش: حد اكثر  ٣صفحه
◾️اجزاء متن
◾️بیان سابقه مكاتبه سبب نوشتن و ارسال گزارش
◾️بیان مشكل
◾️خلاصه راه حل های یافت شده
◾️شرح و بسط راه حل ها
◾️بیان نتایج
◾️قسمت اظهار ادب

گزارش یادداشت
◾️بین افرادی كه ارتباط كاری نزدیك دارند
◾️كوتاه، ساده، بیان صریح و ناظر به ایده اصلی
◾️اجزاء:
◾️مقدمه
◾️شرح كار انجام شده
◾️نتایج بدست آمده
◾️منابع مورد استفاده
◾️افراد انجام دهنده كار

گزارش كوتاه
◾️رسمی
◾️طول:  ٤تا  ٨صفحه
◾️برون سازمانی -همراه با صفحه عنوان و نامه ارسال یا درون سازمانی

اجزاء:
◾️جلد
◾️صفحه عنوان و نامه ارسال
◾️صفحه حاوی مشخصات گزارش -شناسنامه گزارش
◾️فهرست مطالب
◾️متن اصلی
◾️پیوستها

گزارش بلند
صورت گسترش یافته گزارش كوتاه،
طول:  ١٠صفحه تا چند جلد

◾️رده الف
كاملاً رسمی اداری، معمولاً برون سازمانی، كیفیت بسیار بالا

◾️رده ب
بیشتر از  ٢٥ص، معمولاً برون سازمانی

◾️رده ج
گزارش كمیته های اجرایی، حدود  ٢٠ص

◾️رده د
گزارش درون بخشی ولی مفصلتر از یادداشت
طول: حدود  ١٠تا  ١٥صفحه
احیاناً حاوی مطالبی كه در یك برهه زمانی خاص اعتبار دارد

انواع گزارش از نظر موضوع
◾️گزارش توضیحی؛ بررسی یك مشكل یا توضیح یك امر -گزارش بهداشت محیط
◾️گزارش تحلیلی؛ بیان ریشه های یك مساله و سپس بررسی راه حلهای مختلف آن
◾️گزارش مطالعات امكان سنجی
◾️گزارش آینده )مثال: بودجه
◾️گزارش حاوی توصیه، پیشنهاد، انتقاد و یا مشاوره
◾️گزارش ارزیابی، نقد و بررسی و ارزشیابی یك پدیده )مثال: گزارش عملكرد
◾️گزارش فعالیت از جمله:
گزارش پیشرفت پروژه/برنامه
گزارش طراحی
گزارش ساخت و تولید
گزارش خرید یا فروش
گزارش كارگزینی
گزارش سفر/ گزارش شركت در همایش

تاثیر خواننده گزارش در نحوه تنظیم
deductive  روش قیاسی
◾️خواننده ای كه احتمال میرود نتایج را بپذیرد.
◾️ابتدا نكته اصلی، سپس جزئیات و توضیحات
◾️روش استقرایی Inductive
◾️خواننده ای كه احتمال میرود در برابر قبول نتایج مقاومت ورزد
◾️ابتدا آمار و اطلاعات، سپس استدلال و نتیجه گیری
◾️روش تعلیق هم می گویند

الگوی گزارش بر حسب ترتیب اهمیت
◾️از مهم به كم اهمیت و كلی به جزیی
◾️الگوی تقدم زمانی
◾️وقایع نگاری آتش سوزی
◾️الگوی قدم به قدم
◾️توصیف طرز كار یك متدولوژی
◾️الگوی مساله- راه حل
◾️نوعی الگوی استقرایی
◾️الگوی معیار-گزینه
◾️معیارهای انتخاب ماشین و گزینه ها
◾️الگوی علت و معلول

ادامه دارد..

➕ بیشتر بخوانید:
دلایل علمی رد شدن مقالات ISI
نحوه تدوین گزارش خوب (پارت دوم)

مزایای نگارش مقالات در نشریات معتبر
چند نکته برای افزایش شانس چاپ مقاله در مجلات بین المللی ISI)
چگونه در هر روز یک مقاله علمی منتشر کنیم؟/ راهنمای اساتید جوان

 

0 دیدگاه

تاکنون دیدگاهی برای این پست درج نشده است!

سوال یا دیدگاه شما (پاسخ از کاربران و کارشناسان ویکی گرام )

captcha

آخرین توئیت ها

سلام برای رشته مددکاری اجتماعی چه نوع بورسیه هایی وجوودارد؟به کدام کشورها؟
2 هفته پیش

سلام آیا در رشته فیزیک نظری برای دانشگاه زوریخ در مقطع دکترا با داشتن۲مقاله isiومعدل کارشناسی ۱۶و ارشد ۱۷ دانشگاه دولتی خوب یعنی کارشناسی یزد وارشد تهران وایلتس ۶میتوان فول فاند گرفت و یه کم هزینه سفر .....تشکر 
3 هفته پیش

سلام. ببخشید با توجه به شرایط تحریم آیا امکان گرفتن بورسیه از امریکا هست؟
و سوال دوم اساتید هییت علمی که از امریکا دعوتنامه داشته باشند میتونن برن؟ 
1 ماه پیش